本紹介

短く伝えることが文章力アップの近道

こんにちは。ぎゅうです。

北野唯我さん著書の内定者への手紙シリーズの第2弾です。

内定者への手紙シリーズは4作に渡って2021年に発刊されたKindleでのみ読める本です。

4部作とはいえ北野さんが本作でも書かれてますが順番で読むのでなく、自身が課題と思っているところから入るのがいいです。

ちなみに1作目の記事も書いてますので、ご一読頂けると嬉しいです。

仕事が遅い人と呼ばれないために出来ること こんにちは。ぎゅうです。 7月に入り、夏本番という暑さとまだまだ梅雨明けしないジメジメ感が入り混じる、過ごしにくい時期ですね。 ...

それでは参りましょう。

本書の基本情報

著者は「転職の思考法」「天才を殺す凡人」などで有名な北野唯我さんです。

こちらの本は1冊が100ページもなく1日で読み切れるボリュームで、かつKindleでないと見れません。

またKindle Unlimitedに入ってる方だと無料で見れます。

1冊250円なので4冊買うと1000円です。

ということは1ヶ月Kindle Unlimitedに入ると元が取れます。

是非、この機会に一度試されてみてはいかがでしょうか。

タイトル:内定者への手紙 最強の文章化術ー「報告が下手」「わかりづらい」から脱却せよ
著者  :北野唯我
ページ数:90ページ(Kindle版)
発売日 :2021年2月25日
価格  :250円(Kindle版)Kindle Unlimitedだと無料です

仕事が早い人は100%、文章化も早い

仕事のスピードで決定的な違いを見せられるのは文章化

本書のテーマは内定者のうち(若いうち)から仕事のやり方、考え方を身につけ、どんなところでも働ける力を磨くことです。

そこで1作目の仕事をする上で、最優先で行うことはスピードで行うことでした。

そしてそのスピードを上げる為に一番再現性が高いことこそが「文章化のスピードを徹底的に上げること」です。

文章化のスピードを上げるというのは=言語化のスピードを上げることにも繋がります。

言語化のスピードが上がると会議での意思決定、議論、部下指導、企画書作成などありとあらゆる場面で効果を発揮します。

すなわち未来永劫使えるスキルが身につくのです。

とはいえ文章化するのは苦手と思う人は多くないでしょうか。

僕も苦手だなと思ってます。

ちなみに文章化するのが苦手だと思っているビジネスパーソンは約7割いるそうです。

では文章化するスピードを上げるために何をするか僕がやろうと思ったこと中心に書いていきます。

わかりづらい文章との決別

目的を伝え、動詞を使い、短く伝える

文章化のスピードアップということはわかりましたが、そもそも文章化するのが苦手だと思っている方は「どう伝えればいいかがわからない」「お前の言うことはわかりにくいと言われます」と言う方が多いはずです。

そこで、本書ではわかりやすい文章の書き方が書かれてます。

  • 目的ファーストの法則・・・話す目的を伝えること(相談なのか、共有か意思決定かなど何をこれから話すか伝えること)
  • 動詞の法則・・・重要な結論に動詞を入れる
  • 短文の法則・・・短く切って伝える

目的ファーストは表でも書きましたが、これから話すことは相談なのか、意思決定なのかなど最初に伝えることで相手に何を伝えるのか意思表示をすることです。

会話はキャッチボールと言いますが、キャッチボールもどんなボールが来るかわからないとキャッチしてボールを投げられません。

それと同じで相手に何を話すのかを予測させることで、相手のストレスを軽減させるのです。

本書では所要時間を伝えるとなお良いと書かれてます。

時間は限りある資源です。その資源を有効活用する為にも、この先の展開が読めるように話すことが重要なのです。

次に動詞を使うですが、ビジネスにはやるかやらないのどちらかを選択します。

そこで必要なのは〜についてと言う書き方でなく、〜をご紹介します。や〜をしてくださいなど何をするのかを伝えることです。

本書ではビジネス文書として最悪なのが〜についてと書かれてます。さらに言うと最初に結論を入れるとよりわかりやすいです。

僕も以前はメールを送る際に〜についてと書いていたのでこれからは冒頭に【】をつけて動詞(結論)を入れるようにします。

次に短文で伝えるですが、文章というのはある程度の単語が並んでいれば意味が読み取れるのが人間です。

であれば長ったらしい文章を書くのではなく、迷ったら短文で書いた方が相手には伝わるのです。

本書では良い文章とは「文字数に対する、情報量の割合が高い」と定義されてます。

上手く書こうと思っても短く書けませんが、短く書こうと思えば、短くどうすれば伝えられるか考えます。

「目的ファースト」「動詞」「短文」の3つを駆使して文章力を磨くことで仕事のスピードも必然と早くなります。

事実と解釈をわける

本書では解釈を使いこなすことで文章化技術を磨けると書かれてます。

そこで人が陥りがちの罠として解釈不分裂の罠というのがあるようです。

僕には言葉が難しかったのですが、事実と解釈をわけて話すことということです。

ここで紹介されていた「空・雨・傘構文」というのが面白いなと思ったので紹介します。

事実、解釈、示唆がわかる構文となってます。

【空】遠くの空に積乱雲を見つけた・・・事実
【雨】今にも雨が降りそうだと私は思った・・・解釈
【傘】だからあなたは傘を持って出かけるべきだ・・・示唆

どうでしょうか。

わかりやすくてなるほどと僕は思ったんです。

よくあるのは事実と解釈がごっちゃになることです。

事実と解釈が混ざってしまうことが何を言っているかがわからない文章です。

事実と解釈を分けて話すことで相手に伝わりやすい文章が作れます。

解釈の尺度を広げる

解釈が大事なのはわかりました。

とはいえ解釈をどう伝えるかが得意でない人、頭がいい人でも出来ない人が多いようです。

その際に相手の解釈とぶれてないかを意識するためにGBNという解釈があるようです。

それがこちら。

「良い(Good)」「悪い(Bad)」「良いか悪いかまだわからない(Not Sure,Not Clear)」

僕たちが意識しないといけないのは事実と解釈を分けたうえで、その事実に対して3つのシンプルな解釈を加えることです。

その為には日頃から「自分なりの解釈を持つこと」を習慣化することが大事で、そうすることで市場での存在価値を高められます。

終わりに

いかがでしたでしょうか。

事実と解釈を分けて話すことなど僕はまだまだ出来てないのでもっと練習しようと思いました。

ちなみに本書のシリーズは毎回10のチェックリストが載ってます。

このチェックリストを定期的に見直すことで自分の現在地がわかります。

今回の本では僕は4つでした。

これを3ヶ月に一度チェックして増やしていく努力をしていきます。

そんな感じでいきましょう。

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